Що робити, якщо трудова книжка залишилася на тимчасово окупованій території

Починаючи з 2014 року деякі території України були окуповані Російською Федерацією. Події набули продовження в лютому 2022 року, коли розпочалися масштабні бойові дії. У зв’язку з цим багато наших громадян були змушені залишити свої міста, роботу та виїхати на підконтрольну Україні територію. Найчастіше такий переїзд супроводжувався негативними наслідками, зокрема, втратою оригіналів особистих документів, серед яких можна відзначити трудову книжку. Справа в тому, що трудова книжка кожного працівника зберігається у роботодавця, тобто у відділі кадрів підприємства. Під час окупації деякі підприємства припинили роботу та не повернули своїм працівникам трудові книжки. Що робити, якщо виникла така ситуація?

Трудова книжка є основним документом, який підтверджує стаж особи. У разі призначення пенсії людина зобов’язана надати трудову книжку, щоб Пенсійний фонд визначив кількість її стажу. Однак періоди роботи, із урахуванням положень законодавства, слід поділити на до 2004 року та після 2004 року.

Стаж роботи до 2004 року підтверджується за загальним правилом записами із трудової книжки. Якщо її немає, тоді для підтвердження стажу роботи беруть дані, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, довідці з підприємства про підтвердження роботи, витягах із наказів, особистих рахунках і відомостях на видачу заробітної плати, письмових трудових договорах та угодах із відмітками про їх виконання й інших документах, які містять відомості про періоди роботи. Документи про стаж можна отримати й у архівних установах.

Періоди роботи після 2004 року також можуть підтверджуватись відомостями із трудової книжки. Однак навіть якщо трудова книжка відсутня, це не означає, що Пенсійний фонд не зарахує відповідні періоди, оскільки після 01.01.2004 р. дані підтверджуються із реєстру застрахованих осіб про сплату страхових внесків. Щоб період роботи було зараховано, роботодавець повинен сплатити внесок за працівника. Тільки після цього відповідні дані відображаються у реєстрі.

Також існує таке поняття, як «електронна трудова книжка». Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні з’явилася можливість внести в електронному вигляді дані про трудову діяльність. Це може зробити як сам працівник, так і його роботодавець. Електронна трудова книжка заповнюється на вебпорталі Пенсійного фонду України. В особистому кабінеті підвантажують скановані у кольоровому вигляді документи працівника, після чого Пенсійний фонд опрацьовує дані та формує електронну трудову книжку.

Тому, якщо у працівника залишилися кольорові сканкопії трудової книжки, він може самостійно зайти до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України та підвантажити їх у базу. Надалі, під час призначення пенсії, Пенсійний фонд використовуватиме інформацію з електронної бази.

Таким чином, утрата трудової книжки ще не означає, що ви втратили майбутню пенсію. У такій ситуації необхідно зібрати якнайбільше інших документів, які підтверджують трудову діяльність, або звернутися за допомогою до юристів.